Zadbajmy o ekologię – rozwiązania dla firm

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, sprawdzonych od lat w innych firmach.

Na pewno przyda Ci się moja witryna z detalami, które dotyczą opracowanego tutaj tematu. Nie ociągaj się zatem i wejdź w podany tutaj link.

Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich dokładna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na przyrodę. Szczególnie drzewa „odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy.

Nie czekaj, zobacz tekst na witrynie, która również Cię zainteresuje. Znajdziesz tam m.in. wzmiankę o zajmującej Cię tutaj problematyce.

Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w wygodny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: netbooki w Warszawie na stronie albo tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: tablety PC znalezione w Krakowie na Zajmują dużo mniej miejsca i korzystniej wpływają na nasze środowisko.