Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zaczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat w innych konsorcjach. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach.

Ten wątek Cię interesuje? Więc odsyłam tu (http://inoffice.pl/biura-serwisowane/), gdyż znajdziesz tu ciekawe dane na to zagadnienie, które warte są uwagi.

Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów.

Czy podniesiona w tym materiale sprawa nie przykuła Twej uwagi? Jeśli tak, to ponadto kliknij ten odsyłacz – szalenie zalecamy tą treść .

Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.