Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie

Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba ułatwienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym unikania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej określanego jako workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
„automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Programy te pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu sprecyzowanej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji dyspozycji (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument (efematic.pl/) szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) producent (zobacz strona internetowa) M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.